Betriebskosten­abrechnung Vermieter – Das gilt es zu beachten!

Die Betriebs­kosten­abrechnung gehört zu einem der wesentlichen Streitpunkte, wenn es zu einem Streit mit dem Mieter kommt. Deswegen haben wir Ihnen einen Ratgeber zum Thema Betriebskostenabrechnung Vermieter, worauf sollten Vermieter im Zuge der Abrechnung der Betriebskosten achten, zusammengestellt. Hierdurch erhalten Sie Informationen, die Sie als Vermieter zum Thema Abrechnung der Betriebskosten wissen sollten.

Inhaltsverzeichnis

Rechtslage der Betriebskosten für Vermieter

Zuerst gibt es eine rechtliche Grundlage, die der Vermieter bezüglich der Betriebskosten zu beachten hat. Diese ist im Wesentlichen in drei Gesetzestexten verankert. Dazu gehören das.

  • Mietrechtsgesetz (MRG)
  • das Wohnungsgemeinnützigkeits­gesetz (WGG)
  • das Heizkosten­abrechnungs­gesetz (HeizKG)

Was darf die Abrechnung der Betriebskosten beinhalten?

Laut Mietrechtsgesetz (MRG) beinhaltet eine Abrechnung der Betriebskosten die folgenden Posten:

  • Die Kosten für das Kaltwasser
  • Die Versicherungsprämien für Haftpflicht, Leitungswasserschaden und Feuer
  • Öffentliche Abgaben wie zum Beispiel die Grundsteuer
  • Wartung, Service und Strom für den Aufzug oder die Heizung von Gemeinschaftsanlagen zusammengefasst als laufende Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen
  • Verwaltungshonorar und Ausgaben für die Hausbetreuung, Kanalräumung
  • Schornsteinfegerkosten, Schädlingsbekämpfung und Müllabfuhr

Hingegen sind zum Beispiel Stromkosten in den einzelnen Wohnungen sowie Warmwasser und Heizungskosten nicht in die Betriebskostenabrechnung aufzunehmen. In Mietobjekten, wo das Mietrechtsgesetz nicht gilt, gibt es kaum Vorgaben. Die Regelungen orientieren sich an dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGG). Das bedeutet sie richten sich nach den Vereinbarungen zwischen dem Vermieter und Mieter. Je nachdem was die beiden Parteien als Betriebskosten festgelegt haben, wird in der Betriebs­kosten­abrechnung des Vermieters aufgezählt.

Erstellung der Betriebs­kosten­abrechnung aus Vermietersicht

Zur ordnungsgemäßen Erstellung einer Betriebs­kosten­abrechnung seitens des Vermieters gehört, dass sie für den Mieter nachvollziehbar ist. Das bedeutet sie müssen alle Einnahmen und Ausgaben korrekt auflisten, sodass der Mieter die Möglichkeit hat im einzelnen Falle die jeweiligen Positionen zu überprüfen. Obendrein müssen für jede Kostenposition Belege vorhanden sein. Weiterhin wichtig ist, dass der Vermieter bei der Erstellung der Betriebs­kosten­abrechnung beachtet, dass die einzelnen Betriebskosten korrekt auf den Mieter umgelegt werden. Das bedeutet, dass die Umlegung nach der Wohnnutzfläche geschieht.

Beispiel für die Berechnung der Betriebskosten

Hat ein Haus eine Gesamtfläche von 1500 Quadratmeter und die Wohnung eine Wohnfläche von 150 Quadratmeter so kann der Vermieter dem Mieter 10 % der Betriebskosten in Rechnung stellen.

Wie muss die Betriebs­kosten­abrechnung aussehen?

Zu aller erst sollte eine Betriebs­kosten­abrechnung vollständig und nachvollziehbar für Ihren Mieter sein. Dabei sollten sie als Vermieter einige wichtige inhaltliche Punkte bei jeder Betriebs­kosten­abrechnung beachten. Dazu gehören: Der Name und die Anschrift des Mieters, die Benennung der Abrechnungseinheit und des Abrechnungszeitraums und eine Erklärung zum Aufteilungsschlüssel sowie gegebenenfalls Erklärungen zu einer abweichenden Aufteilung (z. B. Liftkosten). Weiterhin sollte eine ordnungsgemäße Betriebs­kosten­abrechnung eine detaillierte Kostenaufstellung aller angefallenen Betriebskosten beinhalten sowie die Summe aller angefallenen Betriebskosten. Darüber hinaus den Anteil der jeweiligen Wohneinheit. Und zu guter Letzt natürlich die Berechnung von Guthaben oder dem Nachzahlungsbetrag anhand der geleisteten Vorauszahlungen.

Betriebs­kosten­abrechnung für Wohnungen

Zuallererst berechnen sich die Betriebskosten für die jeweilige Wohnung nach der Nutzfläche der Wohnung. Bei der Betriebs­kosten­abrechnung für Wohnungen unterscheidet man zwischen Alt- und Neubau. Altbauten unterliegen meist dem Mietrechtsgesetz (MRG) und haben somit strengere Vorgaben was die Betriebs­kosten­abrechnung angeht. Darüber hinaus haben Wohnungen, die nicht dem MRG unterliegen weniger strikte Vorgaben bezüglich der Berechnung der Betriebskosten. Hierzu finden sich meistens Vereinbarungen im Mietvertrag zur Abrechnung der Nebenkosten.

Betriebs­kosten­abrechnungen für Häuser

Ebenso wie bei Wohnungen, die nicht dem Mietrechtsgesetz unterliegen werden für Ein-und Zweifamilien­häuser meistens Vereinbarungen zwischen Vermieter und Mieter im Mietvertrag getroffen zur Höhe der Betriebskosten. Eine Betriebs­kosten­abrechnung für ein Haus mit einer Geschäftseinheit im Erdgeschoss sollte genau überprüft werden. Damit für die Bewohner des Hauses kein Nachteil entsteht, weil versehentlich die Betriebskosten der Gewerbeeinheit, auf die Nutzfläche des Hauses umgelegt wurde.

Betriebs­kosten­abrechnung für Geschäftslokale (gewerblich)

Wenn Ihre Mieter Gewerberäume von Ihnen mieten, dann können sie die Nebenkosten mit Ihrem Mieter individuell vereinbaren. Zusätzlich geht das Gesetz davon aus, dass sich in diesem Falle zwei gleichberechtigte Parteien gegenüberstehen. Im Gegensatz dazu werden Sie bei der Vermietung einer Wohnung als Vermieter als die stärkere Partei angesehen. Demnach vereinbaren Sie als Vermieter mit Ihrem Mieter im Mietvertrag eine Kaltmiete und eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung. Einmal jährlich werden die Betriebskosten von ihnen als Vermieter anhand eines Umlageschlüssels berechnet. 

Das heißt Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes. Allerdings ist zu beachten, dass wenn ihr vermieteter Gewerberaum sich im Erdgeschoss eines Wohnhauses befindet, dass dieser Umverteilungsschlüssel nicht benutzt werden kann, da sich die Kosten dann zum Nachteil der Wohnraummieter auswirken würden. Zu guter Letzt können die Betriebskosten auch mit einer monatlichen Pauschale beglichen werden. Damit sind alle Betriebskosten beglichen und eine jährliche Abrechnung erfolgt nicht.

Welche Fristen sollte man als Vermieter bei der Betriebs­kosten­abrechnung beachten?

Für Mietobjekte bei denen das Mietrechtsgesetz gilt, sind Sie als Vermieter dazu verpflichtet bis spätestens 30. Juni des vorherigen Jahres die Betriebs­kosten­abrechnung zu legen. Da es bei der Betriebs­kosten­abrechnung keine Daten­schutz­bestimmungen gibt, ist diese im Haus zur Einsicht für alle Mieter auszulegen. Eine Abrechnung nach Mietrecht und Heizkostenabrechnungsgesetz muss dem Mieter zugesandt werden. Neben der Betriebs­kosten­abrechnung gibt es auch noch die Heizkosten- und Warmwasser­abrechnung, die über den Vermieter laufen kann. Diese ist allerdings von der Betriebs­kosten­abrechnung zu unterscheiden. Hier gibt es andere Fristen, die vom Kalenderjahr abweichen können. Meistens sagt man, dass die Heizkosten- und Warm­wasser­kosten­abrechnung sechs Monate nach Ende der Abrechnungsperiode zu legen ist. Das bedeutet, wenn die Abrechnungsperiode Ende September endet, dann ist die Abrechnung im März zu legen.

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Welche Fehler sollte man bei der Betriebs­kosten­abrechnung vermeiden?

Hier erhalten sie einen Einblick in typische Fehler, die bei der Betriebs­kosten­abrechnung entstehen können. Manchmal werden Kosten für Reparaturen berechnet. Dies ist allerdings nicht zulässig, da dies zur Instandhaltung gehört. Weiterhin sollte nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass alles was man an Betriebskosten berechnen kann, im Mietrechtsgesetz festgehalten ist. 

Das stimmt so nicht, denn das Mietrechtsgesetz trifft nur voll für Wohnungen zu, die zum Typ Altbau gehören und auf geförderte Neubauten. Gehen sie auch nicht davon aus, dass jeder Mieter einen Anspruch auf eine Betriebs­kosten­abrechnung hat. Wenn ein Pauschalbetrag vereinbart ist, hat der Mieter keinen Anspruch auf eine Abrechnung der Betriebskosten. Als Vermieter sollten Sie darauf gefasst sein, dass der Mieter die Betriebs­kosten­abrechnung in Frage stellt. Deswegen sollten Sie die Belege zu jedem einzelnen Posten sorgfältig aufheben.

Kündigung des Mieters wegen ausstehender Nebenkosten

Eine fristlose Kündigung wegen ausstehender Nebenkosten ist dann möglich, wenn der Betrag zwei Monatsmieten übersteigt. In allen anderen Fällen, das heißt also, wenn der Betrag kleiner ist als zwei Monatsmieten, bleibt Ihnen nichts anders übrig als die Summe vor Gericht einzuklagen. Dazu raten wir, sich Hilfe von einem Rechtsanwalt für Mietrecht zu holen. Hier auf Mietrechtsinfo.at finden Sie eine Reihe geschulter Spezialisten, die sich mit Mietrecht auskennen. In einigen Städten gibt es auch sogenannte Schlichtungsstellen für Mietangelegenheiten. Allerdings ist ein Gang zum Rechtsanwalt für Mietrecht immer der sicherere Weg.

Darf ich als Vermieter den Mietvertrag kündigen, wenn der Mieter nicht zahlt?

Wie bereits oben erwähnt kann nur fristlos gekündigt werden, wenn der Betrag 2 Monatsmieten übersteigt. Sollte die Summe kleiner sein als zwei Monatsmieten, klagen sie die Summe vor Gericht ein. Ein Kündigungsgrund liegt dabei trotzdem nicht vor.

Betriebs­kosten­abrechnung Vermieter – Sind Vorlage zu empfehlen?

Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen für verschiedene Arten von Betriebs­kosten­abrechnungen. Allerdings muss man dazu sagen, dass dabei immer Gefahren lauern, dass etwas nicht korrekt ist. Somit kommt es zu unnötigen Streitereien mit dem Mieter. Von daher ist ein Gang zum Rechtsanwalt für Mietrecht zu empfehlen.

Welche Vorteile und Nachteile hat eine Betriebs­kosten­pauschale?

Bei einer Betriebs­kosten­pauschale erfolgt keine Aufteilung nach Hauptmiete und Betriebskosten und somit auch keine Betriebs­kosten­abrechnung. Ein Nachteil für den Vermieter ist, wenn die tatsächlichen Betriebskosten höher sind als die Pauschale. Dann darf er keine Anpassung der Miete vornehmen. Bei der Betriebs­kosten­abrechnung ist das anders. Vorteilhaft ist es, wenn die tatsächlichen Betriebskosten niedriger sind als die Pauschale. Die Differenz muss er nicht an den Mieter bezahlen.

Was passiert bei Mieterwechsel?

Allgemein ist immer der Mieter für eine eventuelle Nachzahlung verantwortlich, der zum Zeitpunkt der Abrechnung in der Wohnung lebt. Zieht ein Mieter zum April ein und im Mai kommt die Abrechnung, so ist er für die Nachzahlung verantwortlich. Ungeachtet, dass es sich um das vergangene Kalenderjahr handelt.

Wie kann ein Anwalt für Mietrecht Sie unterstützen?

Betriebskostenabrechnungen sind ein ein häufiger Streitpunkt zwischen Vermietern und Mietern. Grundsätzlich ist es in solchen Konfliktfällen immer sehr wichtig die Rechtslage und die Abrechnungsregeln zu kennen. Deshalb sollte man sich als Mieter, bevor man eine Betriebskostenabrechnung ablehnt, sich immer gründlich über informieren. Dabei kann ein erfahrener Anwalt für Mietrecht ein guter Partner sein.  

Er kann eine vorhandene Betriebskostenabrechnung auf Richtigkeit prüfen und bei einer fehlerhaften Erstellung seinen Mandanten unterstützen, die unberechtigterweise in Rechnung gestellten Positionen beim Vermieter in Abzug zu bringen. Dabei kann er den Vermieter auch im Namen seines Mandanten auffordern, die Betriebskostenabrechnung zu korrigieren. Für den Fall, dass es zu einer Mahnklage seitens des Vermieters kommt, kann er einen rechtswirksamen Einspruch gegen die Forderung einlegen. Lassen Sie sich beraten zur Betriebskostenabrechnung von einem erfahrenen Anwalt für Mietrecht.

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FAQ: Betriebskostenabrechnung Vermieter

Zu den Betriebskosten gehören z. B. Grundsteuer, Kosten für Wasser, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Müllabfuhr, Schornsteinreinigung, etc.
Allgemeine Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.In einer Umlagevereinbarung ist dabei zumeist vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten zu tragen hat.
Nicht zu den Nebenkosten zählen Verwaltungskosten, beispielsweise Kosten für Hausverwaltung, Bankgebühren, Porto, Zinsen und Telefon. Diese Kosten sind nicht umlagefähig. Auch Reparaturkosten, Instandhaltungskosten oder Rücklagen muss der Mieter nicht zahlen.
Kosten für den Wohnungsstrom zählen nicht zu den Nebenkosten, die der Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter abwälzen kann. Den Strom für die Wohnung bezieht der Mieter in der Regel direkt vom Versorger. … Welchen Anbieter der Mieter wählt, kann er frei entscheiden.
Ein Beitrag der juristischen Redaktion
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